Together è un progetto che nasce con la volontà di permettere a chiunque di coltivare le proprie passioni ed inseguire i propri sogni.
Together è spazio e socialità.
Come abbiamo più volte ribadito, a “casa” chiunque può organizzare eventi, purchè siano in linea con i principi e la filosofia di Together.
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Tutti gli eventi sono autogestiti.
E questa non è altro che una grande opportunità, significa che siete voi a decidere come impostare le attività, eventuali collaborazioni o partecipazioni.
Data, ora e durata.
Numero di partecipanti.
Location.
Gli eventi possono essere creati autonomamente nella sezione activity del nostro sito.
Basta selezionare la voce “Create Activity” e da li compilare il format.
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Ma ecco qualche piccolo consiglio per permettervi una migliore organizzazione e promozione delle attività.
1. La promozione degli eventi è a cura dell’organizzatore
Questo significa che gli organizzatori dell’evento saranno anche i principali responsabili della sua riuscita. Chiunque organizzi eventi a “casa” è chiamato ad invitare a partecipare la propria rete di contatti.
Together, in quanto organizzazione, si preoccuperà di estendere l’invito alla propria community attraverso i canali ufficiali, secondo i tempi e le modalità che di volta in volta saranno ritenute opportune rispetto all’attività in questione.
2. La promozione degli eventi DEVE sfruttare ogni mezzo disponibile
L’organizzatore DEVE sentirsi libero di sfruttare i propri canali personali per comunicare l’evento.
Ad esempio creando un evento Facebook al quale invitare i propri contatti o sfruttando altri mezzi personali come:
WhatsApp.
Twitter.
Mail.
Sms.
L’unico vincolo che viene imposto è invitare i partecipanti a confermare la propria presenza cliccando il pulsante “Join” nella pagina dell’attività, sul sito di Together. (Clicca qui per scoprire come creare l’attività sul sito di Together)
Per permettere il controllo delle presenze e un monitoraggio migliore, ma soprattutto per permettere a chi partecipa di avere un punto di riferimento online dove recuperare i contatti delle persone conosciute a “casa”.
3. Ottimizzate la comunicazione
Innanzitutto è consigliato creare eventi Facebook pubblici. A meno che l’evento non sia rivolto a un numero fortemente limitato di partecipanti.
Lasciate a chiunque la possibilità di invitare altri amici.
Lasciate aperte tutte le porte della visibilità, in modo che chiunque dovesse decidere di prendere parte all’attività, lo comunicherà inconsapevolmente anche ai propri contatti, che se interessati potranno scegliere di partecipare spontaneamente.
Un evento su Facebook, acquisisce maggiore rilevanza in prossimità della data di svolgimento dell’attività, in quanto permette agli invitati una migliore organizzazione e gestione delle giornate. Nonostante sia Facebook stesso a mandare reminder degli eventi a cui confermiamo la partecipazione, il tempismo resta comunque un elemento determinate per la buona riuscita di un evento.
Siate quindi pronti a mantenere viva l’attività all’interno degli eventi Facebook (se creati con largo anticipo), o a ricordare l’attività in prossimità degli stessi. Alimentate la bacheca dell’evento con informazioni utili. Mandate un messaggino per ricordare l’evento ai vostri invitati, anche un giorno prima.
Siate vivi, attivi e presenti per chiarire eventuali dubbi e fornire le indicazioni richieste.
4. Relazionatevi con i partecipanti
Gli eventi possono essere programmati sul sito di Together anche con largo anticipo rispetto alla data di effettivo svolgimento. Solitamente questo è il nostro più prezioso consiglio, per poter avere la certezza della prenotazione della location, che altrimenti in prossimità della data, potrebbe risultare occupata dallo svolgimento di altre iniziative.
Quando l’evento viene programmato con largo anticipo sul sito di Together, può capitare che alcuni utenti sfogliando il calendario, siano incuriositi dall’attività e prenotino la propria partecipazione attraverso il tasto “Join”.
A volte potrebbero esserci delle variazioni nel programma della serata, o semplicemente l’organizzatore può avere la necessità di contattare i partecipanti per fornirgli nuove informazioni.
Per far in modo che la comunicazione sia tempestiva e diretta agli interessati, è possibile sfruttare in modo ottimale le informazioni di contatto contenute all’interno dei profili dei partecipanti registrati alle attività.
Cliccando sulle singole pic del profilo degli iscritti, è possibile accedere al profilo personale degli stessi. In alto a destra sono presenti le icone di contatto.
La bustina è il simbolo dell’indirizzo mail, ed è presente in tutti i profili.
Cliccando sulla bustina è possibile recuperare gli indirizzi, con i quali contattare gli iscritti, per inviargli un remainder in prossimità della data di svolgimento dell’evento o qualsiasi altra comunicazione necessiti di tempestività.
Aiutare i propri invitati a ricordare l’evento ed organizzare le proprie giornate in vista della partecipazione allo stesso, è un elemento determinante per la riuscita e l’organizzazione ottimale dell’evento stesso.
5. Condividete i ricordi
Per rendere memorabili gli eventi e permettere agli invitati di condividere la loro partecipazione, i responsabili di Together solitamente si occupano di documentare lo svolgimento delle attività con foto ed eventuali video.
Tutto ciò viene condiviso e pubblicato sui canali ufficiali di Together, tramite la creazione di album sulla pagina Facebook, Twitter, gallery fotografiche sul blog e Instagram.
Gli organizzatori devono comunque preoccuparsi di scegliere hashtag ad hoc per la loro attività, che dovranno preventivamente essere comunicati ai partecipanti per permettere l’aggregazione della documentazione prodotta. I materiali raccolti, dovranno essere condivisi all’interno della bacheca dell’evento Facebook, permettendo così ad ognuno di taggarsi e condividere la propria esperienza.
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Together è uno spazio gratuito dove organizzare eventi e promuovere la cultura. La buona riuscita degli eventi e la buona comunicazione degli stessi è un presupposto fondamentale per la sopravvivenza del progetto e il continuo arricchimento del nostro calendario.
La buona riuscita degli eventi è prima di tutto merito vostro.
Rendete il tempo che trascorriamo insieme memorabile, ce lo meritiamo.